为加强和完善学院印章的使用和管理，确保印章使用的权威性和安全性，结合学院工作实际，特制定本制度。

一、使用范围

（一）钢印用于学院颁发的各类证件（学生证、毕业证等）。

（二）学院党支部和行政印章用于以学院党支部、行政名义上报的文件、报表，发布的各类文件、协议、聘书、奖状、证书、涉外信件、毕业证、结业证、休学证明、学生假期优待乘车凭证、成绩单、招生录取通知书等。

（三）院长签名章用于学院毕业证书、聘书、学历证明和以院长名义发布的各种公文及各类报表、合同、协议等。

二、使用程序

（四）凡学院颁发的学生证、招生录取通知书等的用章，必须经职能部门核查准确，由专人送交学院办公室，审查无误后，方可登记用印。

（五）毕业证、结业证等必须经有关部门专人审核签字后，连同学生名册一并送交学院办公室审核无误后，方可登记用印，学生名册留存党政办公室。

（六）学生成绩单由教务处、学生处审查，并加盖其部门印章后，方可加盖学院印章。

（七）涉外信件需经职能部门领导审查签字后方可用印。

（八）各类上报文件、协议、申报材料、统计和职称报表、出国申请表、公函等重要函件用印，须经拟文单位负责人和职能部门审查，学院领导签字后，方可用印。

（九）各类证明用印，本人应先到有关职能部门开具证明，经办公室审核后，方可用印。

（十）其它特殊情况，需经学院办公室主任审定签字后，方可用印。

三、印章刻制

（十一）学院新增设机构，需刻制印章时，必须事先提交书面申请，连同设立机构的文件交学院办公室。学院办公室根据有关规定，确定新印章的内容、规格、图样，经办公室主任审核后，由办公室开具介绍信并负责刻制。

（十二）学院内部各单位需要更换印章时，要事先提交书面申请，写明更换理由，并附原印章印样，交学院办公室审查，经办公室主任签字同意后，由办公室开具介绍信刻制。

（十三）印章刻制好后，应在学院办公室留存印模，并由学院办公室印发启用印章通知。发文之日起新印章开始使用，旧印章同时作废，并当即销毁。

（十四）学院内部任何单位，不能自行刻制、更换印章。

四、印章保管

（十五）院级各类印章由学院办公室负责保管。

（十六）各部门的印章，应明确专人管理，规范使用。印章应加锁存放，下班时间及节假日期间应转置于保险柜内。印章管理人员要认真负责，坚守岗位，确保印章安全。

（十七）印章应及时清洗，勤换印油，确保印章经久耐用、用印清晰。

（十八）印章必须严格按照各种文书用印要求和规定使用，每次用印要进行登记。

（十九）盖印时应注意位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。

（二十）凡属“代章”性质的用印，应在文件或材料的落款处注有“代章”二字，并用括号将“代章”二字括起。

（二十一）文件或材料的落款单位，必须与印章一致，否则不能用印。